Was kostet ein Digitaler Produktpass? Die Kostenfaktoren

„Was kostet ein Digitaler Produktpass?“ ist eine berechtigte Frage – und eine, auf die eine seriöse Antwort keine einzelne Zahl sein kann. Die Spanne zwischen zwei Unternehmen mit gleichem Produktportfolio kann um ein Vielfaches auseinanderliegen, je nachdem wie ihre Produktdaten heute aussehen.

Was sich dagegen sehr wohl beantworten lässt: welche Kostenblöcke entstehen, welcher davon regelmäßig unterschätzt wird und woran Budgets scheitern. Dieser Beitrag liefert das Gerüst, mit dem sich ein belastbares Budget für den eigenen Fall aufstellen lässt.

Die fünf Kostenblöcke eines DPP-Projekts

Block	Was dahintersteckt	Kostencharakter
Datenaufbereitung	Inventur, Bereinigung, Strukturierung, Nachweisbeschaffung	einmalig, oft dominierend
Plattform	Lizenz oder Nutzungsentgelt der DPP-Software	laufend
Integration	Anbindung von ERP, PLM, PIM und Dokumentenablagen	einmalig plus Wartung
Datenträger	Gestaltung, Erzeugung und Anbringung von QR-Codes oder Etiketten	einmalig plus Stückkosten
Betrieb	Pflege, Regelaktualisierung, Monitoring, Backup, Support	laufend

Die Reihenfolge ist bewusst gewählt. In den meisten Projekten liegt der größte Einzelposten nicht bei der Software, sondern davor – bei der Arbeit, die nötig ist, damit überhaupt passfähige Daten existieren.

Kostenblock 1: Datenaufbereitung

Dieser Block entscheidet über das Gesamtbudget. Sein Umfang hängt an wenigen Fragen:

• Liegen Materialangaben strukturiert vor oder als Freitext und PDF?
• Existieren eindeutige Kennungen für Modelle, Varianten und gegebenenfalls Einzelstücke?
• Sind Nachweise auffindbar, aktuell und einer Produktversion zugeordnet?
• Wie viele Angaben stammen aus der Lieferkette und müssen erst angefordert werden?
• Gibt es benannte fachliche Verantwortliche je Datenfeld?

Wo die Antworten ungünstig ausfallen, entsteht manueller Aufwand, der in keinem Softwareangebot steht. Besonders die Lieferantenkommunikation ist schwer zu beschleunigen: Ein fehlender Materialnachweis lässt sich nicht kaufen, er muss beschafft werden.

Kostenblock 2: Plattform

Hier ist der Vergleich am einfachsten – und am irreführendsten. Ein Lizenzpreis ist nur dann vergleichbar, wenn auch der Leistungsumfang vergleichbar ist. Prüfen Sie, was tatsächlich enthalten ist:

• Anzahl abbildbarer Produktgruppen und Datenmodelle
• unterstützte Granularitätsebenen und deren Beziehungen
• Regelwerk mit Versionierung und Quellenverweis
• Rollen, Freigaben und Audit-Trail
• API-Zugriff, Exportumfang und Webhook-Unterstützung
• öffentliche Passansicht inklusive Mehrsprachigkeit
• Monitoring, Backup und Wiederherstellung

Die Kriterien im Detail behandelt der Beitrag zur Auswahl einer DPP-Software. Für die Kalkulation entscheidend ist: Fehlt eine dieser Fähigkeiten in der Plattform, entsteht sie als Aufwand an anderer Stelle – meist als Eigenentwicklung oder als manueller Prozess.

Kostenblock 3: Integration

Produktdaten entstehen in ERP, PLM, PIM, BMS, Tabellen und Dokumentenablagen. Die Integrationskosten hängen weniger an der Anzahl der Systeme als an deren Datenqualität und Schnittstellenreife.

Günstig wird es, wenn dokumentierte APIs auf beiden Seiten existieren und Kennungen bereits eindeutig sind. Teuer wird es, wenn Zuordnungen erst hergestellt werden müssen – etwa weil dasselbe Produkt in zwei Systemen unterschiedlich identifiziert wird.

Ein oft übersehener Posten: Integrationen sind kein einmaliges Projekt. Sie brauchen Wartung, wenn sich Quellsysteme ändern.

Kostenblock 4: Datenträger

Dieser Block ist der einzige mit echten Stückkosten. Er umfasst Gestaltung, Erzeugung, Druck oder Gravur und die Anbringung des QR-Codes am Produkt oder an der Verpackung.

Kostentreiber sind hier:

• Granularität – ein Code je Einzelstück erzeugt anderen Aufwand als einer je Modell
• Material und Verfahren, insbesondere bei dauerhafter Kennzeichnung
• Nachträgliche Kennzeichnung bereits produzierter Bestände
• Prüfung der Lesbarkeit unter realen Bedingungen

Kostenblock 5: Betrieb – und der Ausstieg

Ein Produktpass ist kein Projekt mit Enddatum. Nach dem Go-live entstehen dauerhaft:

Der Posten, der am häufigsten komplett fehlt, sind die Wechselkosten. Ein QR-Code am Produkt bleibt oft länger im Markt als der Vertrag mit dem Anbieter dahinter. Wenn Kennungen, Weiterleitungen und veröffentlichte Datenstände nicht migrierbar sind, entsteht am Vertragsende ein Aufwand, der die vermeintliche Ersparnis am Anfang übersteigt. Ein unabhängiges Backup begrenzt dieses Risiko.

Was die Kosten wirklich treibt

Für die Budgetplanung ist eine Beobachtung zentral: Die Anzahl der Produktgruppen treibt die Kosten stärker als die Anzahl der Produkte.

Zehntausend Artikel derselben Produktgruppe teilen ein Datenmodell, ein Regelpaket und einen Prozess. Fünf verschiedene Produktgruppen bedeuten fünf Datenmodelle, fünf Regelpakete und fünf fachliche Abstimmungen – unabhängig von der Stückzahl.

Daraus folgt eine praktische Konsequenz für die Plattformauswahl: Eine Lösung, die nur eine Produktgruppe beherrscht, ist nicht günstiger. Sie verschiebt die Kosten auf den Zeitpunkt, an dem die zweite Produktgruppe relevant wird – und wie die Übersicht der DPP-Fristen zeigt, ist das für die meisten Unternehmen eine Frage der Zeit, nicht des Ob.

So kommen Sie zu einer belastbaren Zahl

Der einzige verlässliche Weg zu einem Budget führt über einen begrenzten Pilot mit echten Daten. Er liefert messbare Kennzahlen:

Kennzahl	Was sie beantwortet
Zeit bis zum ersten veröffentlichten Pass	Wie realistisch der Zeitplan ist
Manuelle Minuten je Produkt	Wie stark die Kosten mit dem Portfolio skalieren
Anteil fehlender Pflichtangaben	Wie groß der Datenbeschaffungsaufwand wirklich ist
Durchlaufzeit einer Freigabe	Wie viel interner Prozessaufwand entsteht
Aufwand für eine Modelländerung	Was laufende Pflege dauerhaft kostet

Diese Werte lassen sich auf das Gesamtportfolio hochrechnen. Schätzungen ohne Pilot lassen sich das nicht – sie erraten genau den Faktor, der am stärksten streut.

Fazit

Die Kosten eines Digitalen Produktpasses entstehen überwiegend dort, wo keine Rechnung ankommt: in der Aufbereitung vorhandener Daten und in der Beschaffung fehlender Nachweise. Softwarelizenzen sind der am leichtesten vergleichbare, aber selten der größte Posten. Wer realistisch budgetieren will, misst den eigenen Aufwand an einem Pilot, plant den Betrieb von Beginn an mit und kalkuliert den Ausstieg, bevor der Einstieg unterschrieben ist.